Teilnehmende mal Dauer mal durchschnittlicher Stundensatz, mit einem Gemeinkostenanteil obendrauf. Die Rechnung ist trivial; nützlich ist, was drumherum steht. Eine Stunde mit sechs Personen zu vierzig pro Stunde ist keine Kostenstelle von vierzig, sie sind sechs Personenstunden — und wiederholt sie sich wöchentlich, ist sie eine dauerhafte Bindung und kein Termin.
Eine Häufigkeit zu wählen ergänzt die Jahreszahl und die Personentage, die sie verbraucht — meist die Zahl, die Verhalten ändert. Eine wöchentliche Stunde mit sechs Personen sind rund sechsunddreißig Personentage im Jahr: fast zwei Monate der Arbeitszeit einer Person, ausgegeben von einer Gruppe, für die es jeweils eine Stunde war.
Was die Zahl ist und was nicht
-
Der Gemeinkostenfaktor ist eine Konvention, nicht Ihre Zahl:
Das Gehalt ist nur ein Teil dessen, was eine angestellte Person kostet — Arbeitgeberbeiträge, Ausstattung, Räume und Leistungen kommen obendrauf. Fünfundzwanzig bis vierzig Prozent ist der gängige grobe Ansatz, und Ihre Finanzabteilung kennt die echte Zahl.
-
Eine Besprechung abzusagen holt das Geld nicht zurück:
Die Zeit fließt woandershin, und ob dieses Woandershin wertvoller ist, ist die eigentliche Frage. Die Zahl vergleicht Optionen; sie ist keine Ersparnis, die Sie verbuchen können.
-
Auf die wiederkehrende Zahl kommt es an:
Eine einzelne Besprechung wirkt selten teuer. Dieselbe Besprechung ein Jahr lang jede Woche meist schon — und die Teilnehmerliste oder die Dauer zu halbieren halbiert sie.
-
Nicht jede teure Besprechung ist eine schlechte:
Eine Entscheidung, für die acht Personen in einem Raum nötig waren, kann weit mehr wert sein, als sie gekostet hat. Die Zahl ist ein Anlass zu fragen, ob alle dabei sein mussten, kein Beleg dafür, dass die Besprechung Verschwendung war.
The arithmetic is trivial; the reframing is the point
Attendees multiplied by length multiplied by an average hourly rate, with an overhead percentage added on top — that is the entire calculation the [msm_tool slug="meeting-cost-calculator"] performs. What it is actually useful for is the reframing: a one-hour meeting with six people at forty an hour is not a single forty-unit cost, it is six person-hours spent at once, and if it happens every week it stops being an event and becomes a standing commitment.
The overhead multiplier is a convention, not a precise figure
Salary is only part of what an employee actually costs — employer contributions, equipment, office space and benefits all sit on top of it. Twenty-five to forty per cent is a common rough allowance for that gap, useful for an estimate, though a finance team will always have the real number for anything that needs to be precise.
Cancelling a meeting does not recover the money
The time simply moves somewhere else rather than being banked as a saving, and whether that somewhere else is more valuable is the actual question worth asking. The figure this produces is a way of comparing options against each other, not a sum that can be claimed back once a meeting is cancelled.
The recurring figure is the one worth actually looking at
A single meeting rarely looks expensive on its own. The same meeting held every week for a year usually does, and cutting either the attendee list or the length in half cuts the annual figure by the same proportion — which is where a small, easy change compounds into something worth noticing.
Not every expensive meeting was a bad one
A decision that genuinely needed eight people in a room can be worth considerably more than whatever it cost to hold it. The number this produces is a prompt to ask whether everyone in the room needed to be there, not a verdict that the meeting itself was a waste of the time it consumed.